Écrire un e-mail en anglais – Tous les Conseils et Astuces

Écrire un email est devenu aujourd’hui une chose quotidienne certainement pour bon nombre d’entre vous. C’est en effet le moyen privilégié pour communiquer avec des collègues au travail ou même avec votre famille. Eh oui, sortir une feuille de papier et prendre son plus beau stylo pour écrire une lettre manuscrite est maintenant chose presque révolue ! Il y a bien sûr des éternels amoureux de la lettre et c’est une bonne chose ! Mais ce n’est pas l’heure du débat e-mail vs lettre ! Aujourd’hui nous allons nous atteler au point suivant : comment rédiger un e-mail en anglais. Si cela vous semble anodin ça ne l’est pas tant que ça : bien écrire un e-mail peut être une chose précieuse lorsque vous travaillez dans une grande société internationale, mais pas seulement ! Voici donc quelques règles à suivre…

Afin d’écrire un mail en anglais correct (et c’est aussi le cas en français) il est important de soigner la forme mais aussi le fond. Pour les non-anglophones ce qui pose souvent le plus de souci ce sont les formulations « toutes faites » comme « cordialement », « bien à vous », etc, en français et donc trouver leurs équivalents en anglais. Nous allons donc voir ensemble les différentes manières de débuter un mail et de le finir selon le destinataire. En effet, il est important de cibler votre destinataire : est-il un collègue ? Un ami ? Votre patron ? Selon le destinataire les formules différeront forcément : d’un mail formelle nous passerons à un mail amicale.

Les formules de salutation dans un email en anglais

Commençons donc tout bonnement avec plusieurs formules dites de salutation. Comme dit auparavant celle ci dépend de la relation que vous entretenez avec le destinataire.

Si votre mail s’adresse à une personne inconnue, on utilisera l’expression « To whom it may concern » littéralement « A qui cela concerne » mais que l’on pourrait plutôt rapproché de notre « Madame, Monsieur » en français. C’est l’expression parfaite lorsque vous envoyez par exemple un mail pour répondre à une demande d’offre d’emploi et que vous ne savez pas si la personne en charge du recrutement est un homme ou une femme. D’ailleurs en parlant d’emploi, il est donc important de savoir écrire un mail en anglais si vous postulez à l’étranger mais aussi de faire un cv avec les « normes » anglophones. Je vous conseille donc d’aller voir notre article sur comment faire un cv en anglais si vous avez des doutes sur votre cv !

Si vous vous adressez à votre patron ou que vos relations avec vos collègues sont plutôt formelles on utilisera l’expression « Dear » suivi du nom de famille.
Ex : Dear Mr Williams
Ex : Dear Mrs Williams

Si vous connaissez seulement le sexe de votre interlocuteur mais pas son nom, il vous faudra utiliser l’expression « Dear Sir » ou « Dear Madam ».

Si vous entretenez une relation un peu plus informel avec un collègue que vous connaissez depuis un certain temps vous pouvez alors utiliser un « Dear » suivi du prénom de votre collègue ou même un « Hello Charles » (= Bonjour Charles) est tout à fait convenable si vous avez déjà eu plusieurs contacts.

Si vous écrivez à un ami, il n’y a plus de « Dear Sir » (= Cher Monsieur) qui tienne mais un « Hi John » (=Salut John) sera parfait.

De toute manière si vous avez des doutes sur le « degré » de familiarité que vous pouvez utiliser, il vous suffit de regarder comment votre destinataire vous écrit et vous aurez la réponse à vos doutes ! Sachez que dans les pays anglophones, utiliser le prénom est chose assez courante et ce même si vous ne connaissez pas depuis longtemps votre interlocuteur.

Le corps du e-mail en anglais

Une fois la bonne formule de salutation choisie il vous faut donc expliquer la raison qui vous pousse à écrire. On oublie pas de renseigner l’objet de votre mail. Comme en français, l’objet doit être précis et concis. Votre destinataire reçoit certainement plusieurs dizaines de mail et un mail sans objet est plus susceptible de passer à la trappe !
Ex : Reply to the teaching job = Réponse à un poste d’enseignant
Ex : Asking for an appointment = Demande de rendez-vous

En ce qui concerne les pièces jointes, vous pouvez le faire savoir dans l’objet de votre email en ajoutant « 2 files attached » (= 2 pièces jointes) par exemple.

Bien souvent ce que vous écrirez dans l’objet de votre email est repris au début de votre mail afin de spécifier de nouveau la raison de votre mail. Vous pouvez alors selon votre demande utiliser les phrases types suivantes :

Si c’est pour une prise de contact :
I am a musician and I would like to meet you in order to discuss… = Je suis un musicien et j’aimerais vous rencontrer afin de discuter…

Une demande de renseignements :
I have some questions to ask you about your new product = J’ai quelques questions concernant votre nouveau produit
I would like to inquire about… = J’aimerai vous poser quelques questions sur…

Si vous répondez à un email que l’on vous a envoyé on n’oublie pas, par politesse, de remercier votre interlocuteur. Un simple « Thank you for your email » suffira.

Si vous envoyez un email à un ami pour prendre des nouvelles : How are things ?, What’s up ? (=Quoi de neuf?), I hope that you are well (= J’espère que tu vas bien), etc…

Si votre email contient plusieurs points, il est important d’aérer votre email pour éviter l’effet « paquet » pas forcément très agréable à lire pour votre destinataire. Et encore mieux, afin que votre destinataire identifie clairement les différents points que vous abordez dans votre email n’hésitez pas à utiliser les petits mots tels que : « First, second, third » ou « To begin with, then, finally »…

Les formules de fin

ça y est vous arrivez à la fin de votre e-mail, plutôt satisfait de vous ! Parfait, vous avez été concis, clair… tout ce qu’il faut mais il reste une dernière étape afin d’envoyer un e-mail parfait !;) Il faut conclure de façon polie bien entendu en utilisant des formules de politesses mais aussi si l’objet de votre mail est une réponse à une offre d’emploi il faut utiliser des expressions qui inviteront votre interlocuteur à vous recontacter.

Voici quelques formules qui permettent d’ouvrir la voie à une réponse :
I will contact you later = Je vous contacterai plus tard
If you would like further details, please contact me/let me know= Si vous souhaitez plus de détails, je vous en prie contactez moi
Des formules plus familières :
I am looking forward to = J’ai hâte de…
Speak to you soon = On se parle bientôt

Comme cela était le cas avec les formules de salutations, les formules de politesse en fin d’ e-mail dépendent de la relation que vous entretenez avec votre destinataire.

Si la personne vous est inconnu :
Dear Mr … Yours sincerely = Cher Monsieur… je vous prie d’agréer l’assurance de mes sentiments les meilleurs
Dear Mr … Yours faithfully = Cher Monsieur… je vous prie d’agréer l’expression de ma considération distinguée
Eh oui l’anglais est quand même beaucoup, beaucoup plus concis vous l’aurez remarqué !:)

Si c’est un collègue, patron et que vous avez une relation formelle avec eux :
Kind regards, = Bien cordialement
Best regards,
Best,
Et attention surtout pas de « cordially » qui ne veut absolument pas dire « cordialement » !

Un collègue avec qui vous avez de bons rapports :
Thank you
Best wishes (familier)

Un ami :
Take care = prend soin de toi
Love and kisses = grosses bises
Love = Amitiés
give our love to Charles = embrasse Charles pour nous
XOXO = Bisous (c’est du langage de djeun’s !;) )

Eh voilà, votre email est fin prêt mais on fini bien entendu par une dernière lecture avant de cliquer sur « envoyer » une faute de frappe ou d’orthographe serait tout de même malvenue après tous vos efforts !